Importer toutes ses notes en une seule fois
Votre dossier d'import déborde : des dizaines, parfois des centaines de notes accumulées, et l'idée de les trier une par une suffit à repousser le rangement de semaine en semaine. Pendant ce temps, vous ne retrouvez rien, et chaque nouvelle note vient grossir la pile.
Cette masterclass vous donne une grille de tri complète : cinq destinations, une règle par destination, le doute en Inbox. De quoi vider votre dossier d'import en un seul passage, avec un plan de classement validé avant le moindre déplacement.
Ce que cet exercice ne peut pas casser
Le prompt ne touche à rien : il propose un plan, c'est vous qui déplacez. Rien n'est supprimé ni fusionné sans votre accord explicite, et vous le faites tourner sur un échantillon avant le moindre déplacement. Au pire, vous jetez un plan et vous recommencez.
Ce que vous saurez faire à la fin
- Vider un dossier d'import entier sans trier les notes une par une.
- Appliquer cinq règles de classement dans l'ordre et trancher en quelques secondes par note.
- Faire la différence entre une note morte qui s'archive et un doute qui attend en Inbox.
- Niveau membre· le prompt prêt à coller qui classe votre dossier d'import d'un coup et isole les cas ambigus avant de trancher.
Chaque note du dossier d'import passe les règles dans l'ordre. La première qui correspond gagne. Le doute attend en Inbox.
Cinq destinations, une règle chacune
Le tri note par note échoue parce que chaque note rouvre la même question : où va-t-elle ? La grille inverse le travail. Vous posez cinq destinations, une règle par destination, et vous appliquez les règles dans l'ordre : la première qui correspond gagne. Ce qui résiste ne se devine pas, il attend en Inbox.
1Projets : un début et une findoute : « où vont les tâches en cours ? »
La note sert quelque chose qui se termine : tâches, feuille de route, livrable, échéance, date future, projet en cours. C'est la première règle que vous testez : si elle correspond, la note part en Projets et vous passez à la suivante.
2Domaines : un rôle permanentdoute : « et ce qui ne se termine jamais ? »
La note documente un rôle sans date de fin : un domaine d'activité, un process, une méthode réutilisée. Pas d'échéance, pas de livrable : c'est exactement ce qui la distingue d'une note de projet.
3Ressources : une référence, pas une productiondoute : « et ce que d'autres ont écrit ? »
La note est gardée pour être consultée plus tard : notes de lecture, articles, modèles, guides, inspiration. Le critère qui tranche : ce n'est pas une production personnelle, c'est de la matière de référence.
4Archives : la note est mortedoute : « et tout ce vieux stock ? »
Froide depuis longtemps, quasi vide, nom vide de sens, projet terminé : la note part en Archives. Pour ces notes-là, et seulement celles-là, la règle est généreuse : dans le doute, archive.
5Inbox : le doute attend un tri manueldoute : « et si aucune règle ne tranche ? »
Quand aucune des quatre premières règles ne correspond clairement, la note va en Inbox plutôt que dans une supposition. Un doute non levé ne se range jamais en silence : il se signale, et il attend votre décision.
6Validez sur un échantillon avant de déplacerdoute : « et si la grille se trompe ? »
Faites tourner la grille, ou le prompt, sur un export ou un échantillon avant de déplacer quoi que ce soit : vous validez le plan, vous corrigez les règles douteuses, puis vous appliquez. Gardez une trace de ce qui a été déplacé où : vous pourrez vérifier après coup et corriger les rares erreurs à la main.
À vous de jouer : votre plan de classement
Une feuille, cinq colonnes, un échantillon de votre dossier d'import. Cochez à mesure.
Le résultat, en 30 secondes
À partir de votre export (noms de fichiers et extraits), le prompt rend un plan de classement complet : par destination, le nombre de notes et jusqu'à cinq exemples, puis les cas à trancher et la durée de tri estimée.
Projets : 14 notes (« Refonte site », « Lancement avril »). Ressources : 47 notes (préfixe « Livre », guides). Archives : 62 notes (froides depuis plus d'un an). Inbox : 6 notes. Cas à trancher : 1. Le dossier « Recettes » : ressource ou domaine ? Hypothèse : ressource. Option par défaut : Ressources. Durée estimée du rangement : 25 minutes une fois le plan validé.
Le prompt prêt à coller
# RÔLE Tu es un archiviste méticuleux, spécialiste du rangement de notes personnelles. Tu as un sens aigu de la catégorisation et tu détestes le faux ordre. Tu ne t'appuies QUE sur ce que je te donne : mes notes et mes règles. Ce qui manque, tu me le demandes au lieu de l'inventer. Si une note est ambiguë, tu le dis et tu me poses la question, tu ne tranches pas à ma place en silence. # CONTEXTE Je veux vider un dossier d'import rempli de notes accumulées, sans les trier une par une. J'ai cinq destinations possibles, chacune avec sa règle : - Projets : la note sert quelque chose qui a un début et une fin (tâches, feuille de route, livrable, échéance, date future, projet en cours).
Le prompt prend votre dossier d'import entier, applique vos cinq règles dans l'ordre, isole les cas ambigus en deux ou trois questions maximum, et vous rend un plan de classement avec la durée de tri estimée. Pas encore de règles claires ? Il passe en mode interview et vous questionne destination par destination. Laissez votre email, je vous l'envoie.
Vérifiez que c'est à vous
Dans votre échantillon, une note ne correspond clairement à aucune des quatre premières règles : ni projet, ni rôle permanent, ni référence, ni note morte. Que faites-vous ?
D'abord avec vos mots, sans regarder les options :
Expliquez-le pour l'ancrer
Expliquez à un proche qui croule sous ses notes pourquoi une note douteuse va en Inbox plutôt que dans la destination « la moins pire ». Si vous savez justifier cette règle en une phrase, la grille est à vous.
Ce que vous savez faire maintenant
- Classer n'importe quelle note en appliquant cinq règles dans l'ordre, sans rouvrir la question à chaque fois.
- Repérer un cas ambigu et l'envoyer en Inbox au lieu de deviner.
- Valider un plan de classement sur un échantillon avant de déplacer quoi que ce soit.
Cinq destinations, une règle par destination, le doute en Inbox.
Continuez seul
Vous changez d'outil de notes au passage ? La même grille vous sert pour migrer sans rien perdre :
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