Repérer ce que vous pouvez déléguer à l'IA
Vous savez que l'IA pourrait vous décharger d'une partie de votre travail, mais vous ne savez pas par où commencer : tout est dans votre tête, rien n'est posé. Alors vous testez des outils au hasard, vous automatisez un détail, et l'essentiel de votre récurrent continue de vous manger vos semaines.
Cette masterclass vous donne la méthode pour cartographier tout ce que vous faites de récurrent, le prioriser, puis décider, étape par étape, ce qu'une IA peut prendre en charge : automatisation pure, automatisation plus validation, agent supervisé, ou humain.
Ce que cet exercice ne peut pas casser
Tout se fait sur une feuille ou dans une note. Vous ne branchez aucun outil, vous n'automatisez rien aujourd'hui : vous rendez visible ce qui existe déjà. Au pire, vous repartez avec un inventaire incomplet, que vous compléterez au fil des jours quand une tâche oubliée se rappellera à vous.
Ce que vous saurez faire à la fin
- Rendre visible tout ce que vous faites de récurrent, domaine par domaine, au lieu de le garder en tête.
- Prioriser les cinq tâches à traiter en premier selon trois critères : la plus chronophage, la plus pénible, la plus importante pour votre revenu ou votre énergie.
- Trancher, étape par étape, entre ce qui s'automatise, ce qui se valide, ce qui se supervise et ce qui reste humain.
- Niveau membre· le prompt prêt à coller qui déroule toute la cartographie, avec un mode interview qui vous questionne domaine par domaine si vous partez de zéro.
Chaque étape d'un process passe par ce tri : on décide à l'étape, jamais à la tâche entière.
Cartographier avant d'outiller
Avant de parler d'outils, il faut rendre visible tout ce que vous faites de récurrent. On ne délègue pas ce qu'on ne voit pas. La méthode tient en six mouvements : vider, classer, prioriser, documenter, décider, planifier. Et elle reste agnostique sur les outils : on raisonne en leviers, pas en marques de logiciels.
1Videz votre tête, domaine par domainedoute : « par où commencer ? »
Prenez vos domaines un par un : perso, pro, quotidien. Dans chacun, faites remonter trois familles de tâches : le récurrent (ce qui revient à date fixe), le déclenché par un événement (un email de client, une facture qui arrive), et le ponctuel mais fréquent. Ne jugez rien à ce stade, ne triez rien : l'objectif est de tout sortir.
2Classez chaque tâche par fréquencedoute : « tout se mélange »
Cinq cases, pas une de plus : chaque jour, chaque semaine, chaque mois, sur déclencheur, ou manuel. Cette grille simple suffit à transformer le brouillard en tableau. Relisez ensuite la liste classée et ajustez : une tâche mal classée fausse la priorisation qui suit.
3Priorisez votre top cinqdoute : « tout semble important »
Vous ne traiterez pas tout, et c'est voulu. Choisissez cinq tâches selon trois critères : la plus chronophage, la plus pénible, la plus importante pour votre revenu ou votre énergie. Une tâche qui coche deux critères passe devant une tâche qui n'en coche qu'un.
4Documentez chaque tâche prioritairedoute : « quel niveau de détail ? »
Pour chacune des cinq, collectez huit éléments : le déclencheur, la fréquence, le temps actuel, l'input, les étapes dans l'ordre, l'output, les critères de qualité, la douleur principale. Les critères de qualité sont le point qui change tout : c'est quand ils sont précis que l'IA cesse de produire du générique et commence à coller à votre réalité.
5Décidez, étape par étape, avec les quatre leviersdoute : « IA ou pas IA ? »
La décision ne se prend jamais sur la tâche entière, mais sur chacune de ses étapes. Quatre leviers possibles : automatisation pure quand le déclencheur est automatique et qu'aucune décision humaine n'intervient, automatisation plus validation quand la machine fait et que vous validez simplement, agent supervisé quand l'étape demande du jugement ou de la créativité, humain quand elle exige une présence physique ou relationnelle. Pour chaque étape : le levier, et la raison en une phrase.
6Terminez par un plan d'actiondoute : « et maintenant ? »
Rassemblez le tout en trois listes, dans cet ordre : ce qui peut être automatisé en premier, ce qui demande un agent supervisé, ce qui reste humain. Ce plan devient votre feuille de route : vous savez exactement quoi outiller, dans quel ordre, et pourquoi.
À vous de jouer : votre première cartographie
Prenez une feuille ou une note vierge. Un seul domaine pour cette première fois (votre vie pro, par exemple) : vous élargirez ensuite.
Le résultat, en 30 secondes
À partir de votre seule matière (votre liste de tâches, vos notes d'organisation, votre agenda), le prompt produit cinq blocs : la cartographie par fréquence en tableau, le top cinq priorisé avec la raison de chaque choix, les fiches détaillées, la décision IA étape par étape, et le plan d'action.
Étape : relancer les factures impayées. Levier : automatisation plus validation. Raison : le brouillon de relance se prépare tout seul à date fixe, vous validez avant l'envoi parce que la relation client mérite un dernier regard. En bas du rapport : ce qui s'automatise en premier, ce qui attend un agent supervisé, ce qui reste à vous.
Le prompt prêt à coller
# RÔLE Vous êtes un stratège en organisation et en délégation à l'IA, exigeant et concret. Vous aidez un professionnel indépendant à cartographier tout ce qu'il fait de récurrent, puis à décider ce qu'une IA peut prendre en charge. Vous ne vous appuyez que sur ce que la personne vous donne. Ce qui manque, vous le demandez, vous ne l'inventez jamais. Si une réponse est vague, vous redemandez un exemple concret avant d'avancer. # CONTEXTE La personne veut savoir ce qu'elle peut déléguer à une IA, mais elle n'a encore rien cartographié. Avant de parler d'outils, il faut rendre visible tout ce qu'elle fait de récurrent, le classer, le prioriser, puis décider levier par levier. Ma matière (si j'en ai) : [collez ici votre liste de tâches, vos notes d'organisation, votre agenda, ou laissez vide].
Le prompt déroule la méthode entière d'un coup : il vous fait vider votre tête domaine par domaine, classe vos tâches par fréquence, priorise votre top cinq, documente chaque tâche et vous rend la décision levier par levier avec un plan d'action. Et si vous partez de zéro, il passe en mode interview : une question à la fois, jamais un bloc de dix. Laissez votre email, je vous l'envoie.
Vérifiez que c'est à vous
Une consultante envoie chaque lundi un récapitulatif à ses clients : elle copie des chiffres depuis son tableur, puis ajuste deux ou trois phrases selon la situation de chaque client. Comment la méthode tranche-t-elle ?
D'abord avec vos mots, sans regarder les options :
Expliquez-le pour l'ancrer
En une phrase, à un confrère qui veut acheter un outil IA demain matin : pourquoi cartographier avant d'outiller ? Si vous savez le dire simplement, c'est à vous.
Ce que vous savez faire maintenant
- Faire l'inventaire complet de votre récurrent, domaine par domaine, sans rien laisser dans votre tête.
- Prioriser avec trois critères : chronophage, pénible, important pour votre revenu ou votre énergie.
- Décider à l'étape, jamais à la tâche entière, entre automatisation pure, validation, agent supervisé et humain.
On ne délègue pas ce qu'on ne voit pas : cartographiez d'abord, outillez ensuite.