Sortir un savoir-faire de votre tête en une session

6 min de lecture + 30min d'exerciceProcess et délégation

Vous faites ce travail par réflexe, depuis des années, et vous ne l'avez jamais écrit. Résultat : impossible de déléguer sans tout réexpliquer, impossible d'automatiser quoi que ce soit, et le jour où vous voulez confier la tâche à une IA, vous ne savez même pas par où commencer. Le savoir-faire existe, mais il n'existe que dans votre tête.

Cette masterclass vous donne une méthode en six questions pour faire sortir un savoir-faire de votre tête et le documenter en une fiche process réutilisable : si claire qu'une autre personne, ou une IA, pourrait refaire le travail sans vous reposer de question.

Ce que cet exercice ne peut pas casser

Tout se fait sur une feuille ou dans un document, pour vous seul. Vous ne changez rien à votre façon de travailler, vous ne déléguez rien, vous n'automatisez rien aujourd'hui. Vous décrivez ce que vous faites déjà. Au pire, vous aurez mis au propre une procédure : c'est déjà ça de gagné.

Ce que vous saurez faire à la fin

Transformer un savoir-faire que vous faites par réflexe en fiche process écrite, étape par étape.
Expliciter les gestes invisibles, ceux que vous faites sans y penser et qui font justement la qualité du résultat.
Décider pour chaque étape ce qui s'automatise seul, ce qui se confie à une IA sous supervision, et ce qui reste humain.
Niveau membre· le prompt prêt à coller qui mène l'interrogatoire à votre place et rédige la fiche à partir de vos réponses.

Les six questions, dans l'ordre

Chaque question fait sortir un morceau du process de votre tête. À la fin, la fiche s'écrit presque toute seule.

Six questions, dans l'ordre, pas une de plus

Le problème n'est pas que vous ne savez pas faire : c'est que vous savez trop bien. Les gestes sont devenus invisibles à force d'être répétés. La méthode consiste à mener un interrogatoire en six questions, toujours dans le même ordre, pour forcer chaque morceau du process à sortir de votre tête. Une fois la matière récoltée, la fiche se rédige, puis chaque étape reçoit un niveau d'intégration : ce qui s'automatise, ce qui se supervise, ce qui reste à vous.

1Identification : nommez le process en une phrasedoute : « est-ce vraiment un seul process ? »

Donnez-lui un titre, comme une phrase complète. Ce premier geste révèle souvent un piège : ce que vous appeliez « mon process » en cache en réalité plusieurs. Si c'est le cas, choisissez-en un seul et documentez celui-là. Une fiche, un process.

2Déclencheur et fréquence : ce qui le lance

Qu'est-ce qui déclenche ce process ? Un email reçu, une date, une demande client ? Tous les combien revient-il, et combien de temps prend-il à chaque fois ? Ces trois chiffres décident plus tard de ce qui mérite d'être automatisé : un process de dix minutes par trimestre ne se traite pas comme un process d'une heure par jour.

3Étapes dans l'ordre : déroulez geste par gestedoute : « comment détailler ce que je fais sans y penser ? »

Déroulez le process du début à la fin, geste par geste. C'est l'étape la plus exigeante : chaque fois qu'une formulation reste vague, du type « je prépare », forcez le détail concret. Quel fichier ? Quelle action ? Dans quel outil ? Les gestes que vous faites sans y penser sont précisément ceux qu'il faut expliciter, sinon la fiche ne sert à personne d'autre que vous.

4Entrée et sortie : ce qu'il faut, ce que vous tenez

De quoi avez-vous besoin pour démarrer ? Et que tenez-vous concrètement à la fin : un document, un email envoyé, un livrable ? Une fiche sans entrée ni sortie claires reste une liste de gestes flottants. Avec elles, n'importe qui sait quand commencer et quand c'est fini.

5Méthode et critères : ce qui fait un bon résultatdoute : « comment juger sans moi ? »

Qu'est-ce qui distingue un bon résultat d'un résultat médiocre ? Qu'évitez-vous toujours ? Donnez un exemple de réussite et un exemple de ratage. C'est cette partie qui permet à quelqu'un d'autre, ou à une IA, de juger son propre travail sans vous demander à chaque fois si c'est bien.

6Douleur : ce qui vous coûte le plus

Dernière question, la plus payante : qu'est-ce qui vous coûte le plus d'énergie dans ce process, ou vous fait procrastiner ? La réponse désigne la partie à traiter en priorité quand viendra le moment d'automatiser ou de déléguer.

7Le tableau d'intégration : qui fait quoi demaindoute : « que faire de cette fiche maintenant ? »

Une fois la fiche rédigée, repassez sur chaque étape et donnez-lui un niveau d'intégration, avec une ligne de justification : automatisable seule, automatisable avec une validation humaine, à confier à une IA sous supervision, ou à garder humaine. La fiche cesse d'être un document mort : elle devient le plan de votre délégation.

À vous de jouer : votre première fiche process

Prenez une feuille ou un document vide, et un process que vous faites chaque semaine par réflexe. Répondez aux six questions, dans l'ordre, par écrit.

Le prompt prêt à coller

Prompt prêt à coller~549 mots · 6 blocsNiveau membre · débloqué par email

# RÔLE
Tu es un documentaliste de process expérimenté, habitué à faire parler des experts qui savent faire mais ne savent pas écrire ce qu'ils font. Ton exigence : une fiche si claire qu'une autre personne, ou une IA, pourrait refaire le travail sans vous reposer de question. Tu ne t'appuies QUE sur ce que je te donne. Ce qui manque, tu me le demandes. Tu n'inventes jamais une étape, un critère ou un chiffre.
# CONTEXTE
Je veux sortir un savoir-faire de ma tête et le documenter en une fiche process réutilisable. Je le fais par réflexe, je ne l'ai jamais écrit.
Ma matière (si j'en ai) : [collez ici vos notes, procédures, transcripts, ou laissez vide].

Le prompt mène l'interrogatoire à votre place : il déroule les six questions une par une si vous partez de zéro, ou rédige directement la fiche à partir de vos notes, puis propose pour chaque étape son niveau d'intégration. Laissez votre email, je vous l'envoie pour documenter votre premier process.

Vérifiez que c'est à vous

Une consultante documente son process d'envoi de proposition commerciale. À l'étape 3, elle écrit : « je prépare le dossier ». Que faut-il faire de cette étape ?

D'abord avec vos mots, sans regarder les options :

Expliquez-le pour l'ancrer

Expliquez en une phrase, à quelqu'un qui n'a jamais documenté un process : pourquoi faut-il poser la question de la douleur en dernier, et qu'est-ce qu'elle vous apprend ? Si vous savez le dire simplement, c'est acquis.

Ce que vous savez faire maintenant

Mener l'interrogatoire en six questions, dans l'ordre, sur n'importe quel savoir-faire qui vit dans votre tête.
Repérer et expliciter les formulations vagues qui rendent une fiche inutilisable par quelqu'un d'autre.
Attribuer à chaque étape son niveau d'intégration : automatisable seule, avec validation, IA supervisée, ou humaine.

Fiche process · le document qui décrit un savoir-faire assez clairement pour qu'un autre puisse refaire le travailDéclencheur · l'événement qui lance le process : un email, une date, une demandeTableau d'intégration · la dernière partie de la fiche : pour chaque étape, qui la fera demain, de l'automatisation pure à l'humain

Une fiche si claire qu'une autre personne, ou une IA, pourrait refaire le travail sans vous reposer de question.