Garder ses notes légères en isolant les médias
Vous ouvrez le dossier d'un projet pour relire une note, et vous tombez sur trois captures d'écran, deux PDF et l'export d'une vieille présentation. Chaque dossier de notes est devenu un petit débarras : les médias s'accumulent à côté du texte, les notes s'alourdissent, et votre second cerveau ressemble de plus en plus à un disque dur en désordre.
Cette masterclass vous donne une règle de tri et quatre étapes : un seul dossier pour tous vos fichiers non textuels, des dossiers de notes qui ne contiennent plus que du texte, et un outil réglé pour que ça reste vrai demain, sans nouvelle décision à prendre.
Ce que cet exercice ne peut pas casser
Tout se fait à la main, dans votre outil de notes et votre explorateur de fichiers : aucun script, aucune installation. Vous ne supprimez rien, vous déplacez. Le seul vrai risque, un lien cassé dans une note après déplacement, est prévu par la méthode : vous listez les notes à vérifier, puis vous réparez après coup.
Ce que vous saurez faire à la fin
- Décider en une seconde où va n'importe quel fichier : texte ou média, sans regarder son sujet.
- Régler votre outil pour que chaque nouvelle capture, chaque nouveau PDF, se range seul au bon endroit.
- Auditer votre vault dossier par dossier et déplacer les médias mal rangés sans casser un seul lien.
- Niveau membre· le prompt prêt à coller qui audite votre second cerveau et vous remet le plan de rangement complet : quoi déplacer, où, et quels liens vérifier.
- Niveau Pro· je fais le rangement avec vous en direct, et je règle votre outil pour que la règle tienne toute seule dans la durée.
Une seule question à l'entrée : ce fichier est-il du texte, ou autre chose ?
Une règle, quatre étapes
La tentation, c'est de ranger chaque capture « près de son projet » : un sous-dossier images ici, un dossier PDF là. Le problème, c'est que vous recréez le désordre du disque dur à l'intérieur de votre second cerveau, et chaque nouveau fichier redemande une décision. La règle inverse la logique : on ne classe pas un média selon son sujet, on le classe selon sa nature. Tout ce qui n'est pas du texte va au même endroit, toujours. Le reste de la méthode tient en quatre étapes, toutes faisables à la main.
1Posez la règle : la nature, pas le sujetdoute : « et si cette capture concerne un projet précis ? »
La règle tient en une phrase : tout fichier qui n'est pas du texte (capture d'écran, PDF, photo, export, audio, vidéo) va dans un dossier médias unique ; les dossiers de notes ne gardent que du texte. Peu importe que la capture concerne le client A ou le projet B : la note qui en parle reste dans le dossier du projet, le fichier lui-même vit dans le dossier médias. Donnez-lui un nom clair, par exemple 5 ATTACHMENTS, et n'en créez qu'un seul.
2Réglez l'outil : les nouveaux médias se rangent seulsdoute : « pourquoi commencer par là et pas par le ménage ? »
C'est l'étape la plus urgente du plan, avant même de toucher au désordre existant : tant que votre outil n'est pas réglé, chaque nouvelle capture collée dans une note retombe au mauvais endroit, et votre ménage est défait au fur et à mesure. Dans votre outil de notes, configurez l'emplacement par défaut des pièces jointes vers votre dossier médias. Une fois ce réglage posé, le flux entrant est propre : il ne reste plus qu'à traiter le passé.
3Auditez et déplacez, dossier par dossierdoute : « et les liens dans mes notes ? »
Passez vos dossiers de notes en revue, un par un, et repérez tout ce qui n'est pas du texte. Pour chaque média mal placé, trois informations : où il est, où il doit aller, et si son déplacement risque de casser un lien dans une note. C'est le point que tout le monde oublie : une note qui affichait cette capture pointe vers son ancien emplacement. Vous déplacez d'abord, vous vérifiez les notes concernées après coup, et vous réparez les liens cassés.
4L'arborescence interne : optionnelle, sur volumedoute : « il me faut des sous-dossiers, non ? »
Pas forcément, et surtout pas tout de suite. Tant que votre dossier médias reste raisonnable, le plat suffit. Si le volume grossit au point que vous ne vous y retrouvez plus, une arborescence simple à l'intérieur du dossier médias fait l'affaire : Captures, PDF, Images, Audio. C'est un confort, jamais une obligation : la règle fonctionne avec ou sans. Le prompt de cette fiche vous dit, vu votre volume, si ça vaut le coup pour vous.
À vous de jouer : votre grand tri
Tout se fait dans votre outil de notes et votre explorateur de fichiers. Cochez à mesure.
Le résultat, en 30 secondes
À partir de votre seule matière (la liste de vos dossiers, votre arborescence exportée, ou une capture de votre explorateur de fichiers), le prompt vous remet un plan de rangement complet : la règle en une phrase, les fichiers à déplacer, les liens à vérifier, et le plan d'action ordonné du plus urgent au moins urgent.
La règle : tout fichier non textuel rejoint 5 ATTACHMENTS, vos dossiers de notes ne gardent que du texte. Fichiers à déplacer : capture-dashboard.png, actuellement dans Clients/Marie, vers 5 ATTACHMENTS. Liens à vérifier : la note « Suivi Marie » affiche cette capture, réparer le lien après déplacement. Plan d'action : 1. régler l'emplacement par défaut des pièces jointes, 2. déplacer les 14 médias listés, 3. vérifier les 6 notes concernées. Arborescence : à 14 fichiers, restez à plat.
Le prompt prêt à coller
# RÔLE Vous êtes un architecte de second cerveau, exigeant et méthodique, spécialiste de l'organisation des fichiers médias dans un système de notes (type Obsidian). Vous ne vous appuyez QUE sur ce que je vous donne. Ce qui manque, vous me le demandez, vous ne l'inventez jamais. Si vous n'êtes pas sûr qu'un fichier est un média ou une note, vous me posez la question au lieu de trancher seul. # CONTEXTE Je veux un seul dossier pour tous mes fichiers non textuels (images, PDF, captures d'écran, audio, exports), et des dossiers de notes qui ne contiennent plus que du texte. Mon dossier médias s'appelle (ou s'appellera) : [indiquez le nom, par exemple 5 ATTACHMENTS, ou laissez vide si vous ne savez pas encore]. Ma matière (si j'en ai) : [collez ici la liste de vos dossiers, votre arborescence, ou une capture de votre explorateur de fichiers. Sinon, laissez vide.]
Le prompt audite votre second cerveau à partir de votre matière (liste de dossiers, arborescence exportée, capture de votre explorateur) et vous remet le plan de rangement complet : quoi déplacer, où, quels liens vérifier, et dans quel ordre agir. Si vous partez de zéro, il passe en mode interview et vous questionne dossier par dossier. Laissez votre email, je vous l'envoie.
Vérifiez que c'est à vous
En relisant une note dans le dossier d'un client, vous tombez sur la capture d'écran d'un tableau de bord, rangée là « parce qu'elle concerne ce client ». Que fait la méthode ?
D'abord avec vos mots, sans regarder les options :
Expliquez-le pour l'ancrer
En une phrase, à un confrère dont chaque dossier de projet déborde de captures : pourquoi un seul dossier médias pour tout le vault, plutôt qu'un sous-dossier images dans chaque projet ? Si la réponse vient sans hésiter, la règle est à vous.
Ce que vous savez faire maintenant
- Appliquer la règle de tri à n'importe quel fichier : on classe selon la nature (texte ou média), jamais selon le sujet.
- Régler l'emplacement par défaut des pièces jointes en premier, pour que le ménage ne soit pas défait au fur et à mesure.
- Déplacer un média sans rien casser : repérer les notes qui pointaient vers lui, puis réparer les liens après coup.
Les notes gardent le texte, le dossier médias garde tout le reste.
Continuez seul
Vous avez tout pour le faire. Pour continuer à construire votre second cerveau :
Toutes les masterclass →Faites-le avec moi
Je fais le grand tri avec vous en direct : on audite votre vault ensemble, on règle votre outil, et vous repartez avec des notes légères et une règle qui tient toute seule.