Faire remonter chaque lead dans son CRM en direct
Un visiteur remplit votre diagnostic ou votre formulaire, et ensuite ? Vous recopiez ses réponses à la main dans un tableur, vous créez une deuxième fiche sans voir qu'il existait déjà, et le prospect chaud de mardi soir attend jusqu'à jeudi parce que personne n'a été prévenu. Chaque soumission devrait travailler pour vous, pas vous donner de la saisie en plus.
Cette masterclass vous donne le plan complet pour faire remonter chaque nouveau lead de votre site dans un CRM que vous possédez, sans saisie manuelle et sans doublon : deux tables, une déduplication avant chaque écriture, une règle de tri, une seule alerte. Chaque soumission crée ou met à jour une fiche, et seuls les prospects chauds vous réveillent.
Ce que cet exercice ne peut pas casser
Tout l'exercice se fait sur une feuille : vous dessinez le plan de votre synchronisation, vous ne touchez à aucun outil et à aucune donnée existante. Le plan décrit ce qu'il faut faire, pas où cliquer. Au pire, vous raturez et vous recommencez : c'est exactement à ça que sert le brouillon.
Ce que vous saurez faire à la fin
- Définir vos deux tables, Contacts et Opportunités, avec les champs qui comptent et le lien entre les deux.
- Écrire une règle de déduplication qui garantit une seule fiche par personne, avec l'email comme clé.
- Fixer le seuil de score qui sépare les leads à suivre des prospects chauds, et rédiger l'alerte qui dit quoi faire.
- Niveau membre· le prompt prêt à coller qui rédige vos deux tables, votre logique de déduplication, votre règle de tri et le texte de votre alerte d'un coup, à partir de votre matière.
- Niveau Pro· je construis la synchronisation avec vous, table par table, et je vérifie vos premières remontées en direct.
Chaque lead suit le même chemin : jamais de doublon, et une alerte seulement quand il est chaud.
Deux tables, une clé, un seuil, une alerte
Un CRM qui se remplit tout seul n'a rien de magique : c'est quatre décisions prises une bonne fois pour toutes. Quels champs décrivent une personne, quels champs décrivent un deal, comment on évite les doublons, à partir de quand on vous prévient. Le reste n'est que de l'exécution. Prenons les quatre dans l'ordre.
1La table Contacts : une fiche par personnedoute : « quels champs garder ? »
Cette table décrit des personnes, pas des ventes. Listez les champs qui décrivent quelqu'un : nom, email, métier, score, source, profil, objectif, date de premier contact, statut. Pour chaque champ, notez son type (texte, nombre, date, liste de choix). La règle de tri se fait au moment de lister : un champ que vous ne consulterez jamais avant un appel n'a pas sa place ici.
2La table Opportunités : une fiche par dealdoute : « pourquoi deux tables et pas une ? »
Parce qu'une personne et un deal ne vivent pas à la même vitesse : un contact existe une fois, mais peut porter plusieurs opportunités dans le temps. Cette deuxième table décrit le deal : titre, profil, score, offre envisagée, montant estimé, statut dans le pipeline, date de relance. Et surtout, un champ de lien vers la table Contacts : chaque opportunité sait à qui elle appartient.
3La déduplication : chercher avant d'écriredoute : « et s'il revient remplir le formulaire ? »
C'est la règle qui sauve votre base. Avant chaque création, on cherche un contact par son email. S'il existe, on met à jour sa fiche avec les nouvelles réponses. Sinon, on crée la fiche. L'email est la clé : c'est le champ qui identifie une personne de façon unique. Trois phrases, écrites en clair, et plus jamais deux fiches pour la même personne.
4La règle de tri : un seuil de scoredoute : « tous les leads méritent-ils une alerte ? »
Non, et c'est tout l'intérêt. Fixez le score à partir duquel un lead crée une opportunité et déclenche une alerte. En dessous de ce seuil, il rejoint simplement la liste des contacts : il existe, il est suivi, mais il ne vous interrompt pas. Au-dessus, il entre dans le pipeline et vous le savez tout de suite.
5L'alerte : une seule, et qui dit quoi fairedoute : « comment ne pas finir noyé de notifications ? »
Un seul canal, uniquement pour les prospects chauds. Et un message qui ne se contente pas de dire « nouveau lead » : qui c'est, quel est son objectif, quel est son score, où retrouver sa conversation. Une alerte bien rédigée, c'est une décision déjà à moitié prise quand vous la lisez.
À vous de jouer : le plan de votre synchronisation
Prenez une feuille, cinq blocs, un par décision. Cochez à mesure.
Le résultat, en 30 secondes
À partir de votre seule matière (les champs de votre diagnostic, votre échelle de score, vos étapes de vente), le prompt produit le plan complet : les deux tables, la logique de déduplication, le seuil, le texte de l'alerte. Et si une information lui manque, il vous la demande au lieu de l'inventer.
Logique de déduplication : avant chaque création, chercher un contact dont le champ email correspond à la soumission. S'il existe, mettre à jour sa fiche avec les nouvelles réponses et le nouveau score. Sinon, créer la fiche. Le champ clé est l'email. En bas du plan : la liste de ce qui vous manque encore pour finaliser, posée en questions.
Le prompt prêt à coller
# RÔLE Tu es architecte CRM pour solo et petite équipe, spécialiste des bases de données simples et des branchements par API. Tu es précis, concret, allergique au superflu. Tu ne t'appuies que sur ce que je te donne. Ce qui manque, tu me le demandes au lieu de l'inventer. Si une donnée est incertaine, tu le signales au lieu d'affirmer. # CONTEXTE Je veux faire remonter automatiquement chaque nouveau lead de mon site dans un CRM que je possède, sans saisie manuelle et sans doublon. J'ai un diagnostic ou un formulaire qui collecte des informations sur mes visiteurs, et je veux que chaque soumission crée ou mette à jour une fiche, puis déclenche une alerte uniquement pour les prospects chauds. Ma matière (si j'en ai) : [collez ici la liste des champs de votre diagnostic, votre échelle de score, vos étapes de vente, le canal d'alerte que vous voulez. Laissez vide si vous êtes en mode interview.]
Le prompt rédige vos deux tables, votre logique de déduplication, votre seuil de score et le texte de votre alerte à partir de votre matière, et vous interroge point par point si vous partez de zéro. Laissez votre email, je vous l'envoie.
Vérifiez que c'est à vous
Un visiteur a rempli votre diagnostic le mois dernier avec un score moyen. Il revient aujourd'hui et le remplit à nouveau, cette fois avec un score au-dessus de votre seuil. Que doit faire votre synchronisation ?
D'abord avec vos mots, sans regarder les options :
Expliquez-le pour l'ancrer
En une phrase, à un confrère qui démarre son CRM : pourquoi la déduplication doit-elle passer avant chaque écriture, et pas après coup ? Si vous savez le dire simplement, c'est à vous.
Ce que vous savez faire maintenant
- Séparer ce qui décrit une personne (Contacts) de ce qui décrit un deal (Opportunités), avec un lien entre les deux.
- Écrire une déduplication en trois phrases, avec l'email comme clé, pour ne plus jamais avoir deux fiches pour la même personne.
- Trier vos leads par un seuil de score et réserver l'alerte aux prospects chauds, avec un message qui dit quoi faire.
Deux tables, une déduplication avant chaque écriture, une règle de tri, une seule alerte.
Faites-le avec moi
Je construis la synchronisation avec vous, je tranche vos champs et votre seuil, et je vérifie vos premières remontées en direct. Vous repartez avec un CRM qui se remplit tout seul.